从影响档案保存寿命的外部因素看，一般不适宜温湿度、光照、灰尘、日、霉、水、火以及机械磨损等因素，都会造成对档案的破坏。所以要配备适合安全保管档案的档案密集架设备，采取措施，满足温湿度控制、防光、防火、防盗和防有害生物等档案保护技术要求。一般在档案密集架使用的时候应该注意一下几点事项。
防火火灾是能够对档案造成重大损失的直接隐患。因而，档案库房必须在满足消防要求上采取必要措施做好防护。在档案密集架库房的装修装饰上不应采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而应使用耐燃、阻燃的材料如防火材料门、耐燃窗帘、电线等。同时应添置必须的消防器材，如灭火器等，有条件的企业还可以加装消防警报装置。
防盗防盗是防止人为原因破坏档案的必要措施。安装必要的防盗设施，有条件的企业可以采取电子监控警报装置，确保档案的存放安全。
防霉在炎热、潮湿的环境下，档案极易发生霉变。档案一旦长霉，霉菌很难除去，渗透到纸张内部的霉菌还会使纸张的牢固性在数天之内降低，因此，档案密集架放置的环境应尽量通风。若发现档案已经生霉，则可用软刷、干布等蘸取福尔马林或的酒精擦去霉菌，然后晾干。
防虫档案一旦被虫蛀，严重者千疮百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持档案室、档案密集柜、档案密集架等空气流通，清洁干燥。对新装入的档案密集架的档案，应严格检查，发现有虫蛀的，不经杀虫处理不得装入档案箱柜，对已装入档案密集架的档案，要经常检查。发现虫害，及时治理。为有效杀虫，可以在档案密集柜中放置一些档案专用防虫药物。
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